Miksi esihenkilöiden perehdytyksen kehittäminen on välttämätöntä?

Esihenkilöiden perehdytys on kriittinen osa organisaation menestystä, mutta usein se jää liian vähälle huomiolle.

Onnistunut perehdytys ei pelkästään auta esihenkilöitä pääsemään vauhtiin työ- ja johtamistehtävissään, vaan se myös sitouttaa heidät organisaatioon ja sen kulttuuriin.

HR-ammattilaisena tiedät, että sinulla on keskeinen rooli tässä prosessissa.

Tässä blogitekstissä annan konkreettisia vinkkejä, kuinka voit parantaa esihenkilöiden perehdytystä yksinkertaisin, mutta tehokkaiden menetelmien avulla.

Ennen kuin menen näihin konkreettisiin vinkkeihin ja siihen miten onnistut esihenkilöiden perehdytyksessä niin käydään läpi olennaiset asiat: Miksi esihenkilöiden perehdytyksen kehittäminen on välttämätöntä?

Oikeastaan tämän kysymyksen voi muotoilla myös toisin ja kysyä, että miten organisaation strategia jalkautetaan ja miten haluttua työkulttuuria edistetään, jos esihenkilöitä ei perehdytetä?

Tämä kysymys on jo itsessään vastaus siihen miksi esihenkilöiden perehdytys on välttämätöntä, mutta käydään kuitenkin läpi mihin kaikkeen sillä on vaikutus.

Mihin kaikkeen esihenkilöiden perehdytyksellä vaikutetaan?

Strategian jalkautus ja toteuttaminen:

• Varmistaa, että esihenkilöt ymmärtävät organisaation strategian ja pystyvät viemään sen käytäntöön.
• Helpottaa strategian jalkauttamista ja varmistaa, että se tukee organisaation tavoitteita sekä tehostaa strategisten tavoitteiden saavuttamista.
• Parantaa organisaation suorituskykyä ja kilpailukykyä.

Työturvallisuus:

• Edistää työturvallisuutta luomalla selkeät ja turvalliset perehdytyskäytänteet.
• Vähentää työtapaturmien ja työperäisten sairauksien riskiä.
• Ottaa huomioon työntekijöiden fyysiset ja henkiset edellytykset, jotta työn kuormitustekijöistä voidaan välttää tai vähentää.

Työntekijöiden integrointi:

• Helpottaa uusien työntekijöiden sopeutumista työyhteisöön ja työtehtäviin.
• Nopeuttaa uusien työntekijöiden tuottavuuden saavuttamista.

Työntekijäkokemus:

• Parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista.
• Vahvistaa positiivista työnantajakuvaa.
• Parantaa organisaation mainetta.

Perehdytysmateriaalien hallinta ja päivitys:

• Sitouttaa esihenkilöt perehdytysmateriaalien jatkuvaan kehittämiseen ja ajantasaisuuteen.
• Varmistaa, että perehdytysmateriaalit ovat helposti saatavilla ja ajantasaisia.

Mitä hyötyä on esihenkilöiden perehdytyksestä:

Esihenkilöiden perehdytyksen kehittäminen näkyy välittömästi työntekijöiden tyytyväisyydessä ja sitoutumisessa. Selkeät perehdytyskäytännöt vähentävät sairauspoissaoloja ja parantavat työhyvinvointia. Lisäksi, hyvin suunniteltu perehdytysprosessi helpottaa esihenkilöiden työtä ja mahdollistaa nopeamman integroitumisen organisaation toimintaan ja työkulttuuriin.

Esihenkilöiden sitoutuminen:

• Lisää esihenkilöiden sitoutumista ja vastuuta perehdytysprosessista.
• Parantaa esihenkilöiden motivaatiota ja työnhallintaa.

Tehokkuuden parantaminen:

• Vähentää perehdytyksen aikaa ja kustannuksia tehokkailla käytänteillä.
• Lisää organisaation resurssien tehokasta käyttöä.

Selkeä esihenkilöiden perehdytyspolku:

• Mahdollistaa systemaattisen ja yhtenäisen perehdytysprosessin.
• Vähentää perehdytyksen pirstaleisuutta ja parantaa sen hallittavuutta.

Työyhteisön kehitys:

• Parantaa työilmapiiriä ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
• Edistää osaamisen kehittämistä ja jatkuvaa oppimista organisaatiossa.

HR-ammattilaisten arvostus ja näkyvyys:

• Nostaa HR-työn näkyvyyttä ja arvostusta organisaatiossa.
• Vähentää HR-henkilöiden turhautumista ja yksinäisyyden tunteita työssä.

Esihenkilöiden perehdytys vaikuttaa laajasti organisaation toimintaan ja tehokkuuteen. HR-ammattilaisena ymmärrät nämä hyödyt ja vaikutukset, ja voit tämän edellä olevan listauksen avulla perustella perehdytyksen tärkeyden organisaation johdolle ja muille sidosryhmille.

Miten varmistat, että onnistut esihenkilöiden perehdytyksen kehittämisessä?

Onnistuneen perehdytyksen 3 elementtiä, joiden avulla laitat esihenkilöiden perehdytyspolun kuntoon: 

1. Luo yksinkertainen perehdytyspolku

Perehdytyksen tulee olla selkeä ja loogisesti etenevä. Esihenkilöiden perehdytyksen tukena toimii hyvin organisaation strateginen vuosikello. Se jo itsessään määrittää mitä asioita on hyvä perehdyttää ja missä järjestyksessä.

On hyvä tiedostaa, että et tarvitse perehdytyspolun suunnittelu- tai rakentamisvaiheeseen uutta kallista sovellusta tai ohjelmaa, sillä nämä hankinnat kuuluvat perehdytyksen kehittämisessä vasta ihan viimeiseen vaiheeseen. Tällaisten hankintojen tekeminen ilman hyvää pohjatyötä on vähän sama asia kuin lähtisi kiipeämään tikapuita väärin päin.

Ja saattaa myös käydä niin, että uutta ohjelmaa ei tarvita, koska perehdytyssuunnitelman eteneemiseen voidaan hyvin käyttää organisaatiossa jo olemassa olevaa esim. projektinhallintaohjelmaa. Ja tämä on se ihanteellisin tilanne, jotta henkilöstöä ei tarvitse jälleen perehdyttää uuden ohjelman käytössä. Olen ollut mukana useissa järjestelmien käyttöönottoprojekteissa ja huomannut, että liian harvoin hyödynnämme jo olemassa olevien ohjelmien koko potentiaalia.

Yksikään uusi sovellus tai ohjelma ei tee automaattiisesti perehdytyksestä onnistunutta vaan onnistunut perehdytys koostuu:

• laadukkaista perehdytysmateriaaleista ja -sisällöistä, jotka auttavat työtehtävien tekemisessä sekä
• loogisesti aikataulutetusta suunnitelmasta, jossa on säännöllisesti yhteisiä keskusteluhetkiä, joissa voidaan käydä läpi käytännön asioita ja antaa kannustavaa palautetta puolin ja toisin.

Mikä on perehdytyspolku?

Perehdytyspolku on sisältöstrategia. Se on loogisesti etenevä ja selkeästi otsikoitu sisältökokonaisuus, johon kootaan yhteen kaikki ne perehdytysmateriaalit, joita esihenkilö tarvitsee työnsä tueksi. 

Hyvin suunniteltu perehdytyspolku vastaa todellisiin tarpeisiin ja on helposti muokattavissa eri kohderyhmille. Perehdytyspolun luomisessa voit hyödyntää ilmaista Canva-ohjelmaa. Sen avulla teet helposti niin itse polun rakenteen kuin visuaalisesti houkuttelevia ja informatiivisia materiaaleja.

Perehdytyspolku poikkeaa perehdytyssuunnitelmasta sillä, että siihen kootaan kaikki sisällöt, kun taas perehdytyssuunnitelma on henkilökohtainen aikataulutus siitä mitä asioita perehdytetään missäkin järjestyksessä.

Perehdytyspolku vastaa kysymykseen mitä ja miksi (laadukkaat sisällöt), kun taas perehdytyssuunnitelma kertoo milloin ja kuka (aikataulu ja säännöllinen vuorovaikutus sekä henkilökohtainen osaamisen taso, joka määrittää samalla tuen tarpeen ja perehdytyksen keston).

Esimerkki: kuvitellaan, että uusi esihenkilö rekrytoidaan organisaatioon. Yksinkertainen ja looginen perehdytyspolku sekä sen toimintaan ohjaavat sisällöt auttavat häntä ymmärtämään organisaation rakenteen, odotukset ja tärkeät käytännöt ilman turhaa hämmennystä. Esihenkilön itsevarmuus kasvaa ja se näkyy johtamisessa, kun hänellä on jatkuva tuki ja turva perehdytyspolun materiaaleista sekä ohjeista, jotka on tuotettu hänen työtehtävien tueksi. Kun toiminnan ja johtamisen epävarmuudet on poistettu, kaikki sujuu huomattavasti vaivattomammin.

Ja ne asiat mihin perehdytystä tulee saada riittävästi ovat:

• työtehtävät,
• työpaikan työolosuhteet,
• työ- ja tuotantomenetelmät (prosessit),
• työssä käytettävät työvälineet ja niiden oikea käyttö sekä
• turvalliset työtavat.

Ja näihin edellä mainittuihin asioihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävien muuttuessa sekä ennen uusien työvälineiden ja työ- tai tuotantomenetelmien käyttöön ottamista.

Näin selkeästi sanotaan työturvallisuuslain 14 § Työntekijälle annettava opetus ja ohjaus -kohdassa. Joten perehdytyksen keskiössä tulee olla työn tekemisen tukeminen sen sijaa, että jaetaan vain informaatiota ja lisää tietoa.

Kokemukseni erilaisista asiakasprojekteista on vahvistanut sen, että vaikka perehdytyspolku, -prosessi tai -suunnitelma olisi kunnossa, ei sillä ole mitään merkitystä, jos sisällöt eivät tue työn tekemistä ja edistä oppimista.

Tiedän, että esihenkilöiden aika on arvokasta ja tehtävälista pitkä, ja siksi olen koonnut minivalmennuksen, joka antaa esihenkilölle [ja tiimille] konkreettiset työkalut ja taidot perehdytyksen suunnitteluun tietotyötä tekevän henkilön perehdytyksessä.

Kun HR-ammattilaisena haluat tarjota esihenkilöille nopean avun ja tuen operatiivisen perehdytyksen eli tehtäväkohtaisen perehdytyssuunnitelman tekemiseen niin lue lisää täältä. 

2. Kehitä toimivat perehdytyskäytännöt

Yhtenäiset ja tehokkaat perehdytyskäytännöt ovat avain onnistuneeseen perehdytykseen. Osallistavien työpajojen avulla esihenkilöt sitoutuvat ja osallistuvat perehdytyksen kehittämiseen.

Kolme työpajaa riittää:

• Selvitetään todelliset tarpeet ja odotukset.
• Luodaan yhdessä yhtenäiset perehdytyskäytännöt.
• Selkeytetään vastuunjako ja tehdään vastuunjakomatriisi.

Esimerkki: työpajojen avulla selvitetään todelliset perehdytyksen tarpeet, jotta tiedetään mm. mitä perehdytysmateriaaleja on oleinnaista tuottaa. Kukaan ei halua tilannetta, jossa materiaalien tekemiseen on käytetty aikaa, energiaa, verta, hikeä ja kyyneleitä, ja joita kukaan ei sitten lopulta edes hyödynnä - tämä jos mikä turhauttaa varmasti.

Kun perehdytyskäytännöt suunnittellaan ja ideoidaan yhdessä sitouttaa se esihenkilöitä ja näin varmistetaan samalla, että myös työntekijät saavat tarvittavan tuen esihenkilöltään heti alusta alkaen.

3. Tee selkeät perehdytysmateriaalit

Hyvin laaditut ja helposti saatavilla olevat perehdytysmateriaalit ovat keskeisiä perehdytyksen onnistumiselle. Perehdytysmateriaalien tekemiseen, standardointiin ja säännölliseen päivittämiseen voit hyödyntää Canva-ohjelmaa, mikä tekee prosessista sujuvaa ja tehokasta.

Esimerkki: digitaalinen perehdytyskansio, johon on koottu kaikki olennaiset tiedot ja ohjeet, on helppo päivittää ja jakaa esihenkilöille sekä työntekijöille. Tämä varmistaa, että kaikilla on aina ajantasainen tieto käytössään.

HUOM! Perehdytysmateriaalien kehittämisen voit aloittaa heti. Hyödynnä tämän maksuttoman *Esihenkilöiden perehdytysmateriaalit kuntoon* -tarkistuslistan viittä [5] vaihetta, jotka saat käyttöösi klikkaamalla ao. kuvaa.

Mistä aloittaa perehdytyksen kehittäminen?

1. Arvioi nykytilanne: tee kevyt selvitys, missä tilassa organisaation perehdytyskäytännöt ovat. Onko esihenkilöiden perehdytyspolku olemassa? Kaipaavatko materiaalit päivitystä?

2. Suunnittele ja aikatauluta työpajat: kolmen osallistavan työpajan järjestäminen auttaa sinua ja esihenkilöitä selkeyttämään perehdytyksen tarpeet ja käytännöt.

3. Kehitä perehdytysmateriaaleja: luo tai päivitä perehdytysmateriaalit, jotta ne ovat selkeitä, ajantasaisia ja helposti saatavilla. Varmista, että ne tukevat työn tekemistä. 

PRO TIP! 100-sivuinen Word-tekstidokumentti tuskin tukee työn tekemistä ja asioiden nopeaa sisäistämistä, joten kokeile sen sijaan tehdä lyhyt ohjevideo, jossa käyt läpi olennaiset prosessin vaiheet ja kerrot miten itse työtehtävä tehdään.

Perehdytysmateriaaleissa toimii hyvin sanonta: "Vähemmän on enemmän". Koska tietoa on saatavilla valtavasti, jatkossa olennaista on keskittyä siihen, että miten tätä tietotulvaa voidaan vähentää ja miten henkilö pääsee nopeasti kiinni työn tekemiseen. Perehdytyksen muutosvalmentajana esitän usein kysymyksen valmennettavilleni: *mikä on vähin määrä tietoa jonka voit antaa, jotta henkilö pääsee eteenpäin siinä tehtävässä, asiassa tai hetkessä?*

4. Jatkuva seuranta ja kehittäminen: perehdytys ei ole kertaluontoinen projekti, ja siksi kehitin HR-ammattilaisille KEPEÄ-konseptin (= kehitetään perehdytystä älykkäästi), jota voidaan toistaa ja hyödyntää aina uudelleen ja uudelleen. Jatkuva perehdytyksen seuranta ja kehittäminen varmistavat, että perehdytyskäytännöt sekä -materiaalit pysyvät ajantasaisina ja tehokkaina.

Perehdytyksen kehittäminen ei ole vain HR-henkilöiden tehtävä, vaan se vaatii koko organisaation sitoutumista.

Miksi?

Siksi, että perehdytys tapahtuu eri tasoilla:

• Yleisperehdytys (kaikille työyhteisössä toimiville tarkoitettu kokonaisuus)
• Kohderyhmäkohtainen perehdytys (tietylle kohderyhmälle tarkoitettu kokonaisuus esim. esihenkilöt, kesätyöntekijät, tietty ammattiryhmä, asiakkaat, muut sidosryhmät jne.)
• Tehtäväkohtainen perehdytys (yksittäisen työntekijän työtehtäviin ja hänen osaamisen tasoon kohdettu perehdytyssuunnitelma)

Joten perehdytyksen kehittäminen on koko organisaation yhteinen asia. Esihenkilöiden perehdytyspolun kehittämisen Case studyn ja asiakkaani kokemuksista voit lukea lisää sekä katsoa koostevideot tästä.

Esihenkilöiden perehdytyspolun kehittämisen tueksi suunnittelemani KEPEÄ-konsepti tarjoaa yksinkertaiset, mutta tehokkaat menetelmät organisaation yhteisten ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ja jotta HR-osaajien ei enää tarvitse pähkäillä mistä lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä. - Olen tehnyt sen työn puolestasi ja testannut, että menetelmät todella toimivat.

Autan mielelläni esihenkilöiden perehdytyspolun rakentamisessa ja perehdytysmateriaalien tuottamisessa, joten ota yhteyttä matalalla kynnyksellä ja jutellaan lisää.