Miksi teen sitä mitä teen? - Minun tarinani

Vuosia sitten olin ensimmäistä päivää töissä isossa asiantuntijayrityksessä. Tiesin, että seuraavan kuukauden aikana luvassa olisi perehdytys uuteen toimenkuvaan.

Vaikka tuleva työ jännitti, olin intoa täynnä, sillä minulla oli edellisestä työpaikasta loistava perehdytyskokemus. Siellä esihenkilöni oli tehnyt muun muassa selkeän suunnitelman tuleville kuukausille ja varannut aikaa perehdytykseeni. Lisäksi kollegani näytti minulle yksityiskohtaisesti toimenkuvaani liittyvät käytännöt. Olin päässyt täyteen työvauhtiin parissa viikossa.

Oletin, että sama odottaisi tässäkin työpaikassa.

Olin väärässä.

Luvassa olikin kulttuurishokki.

Työnhakuilmoituksessa oli luvattu perusteellinen perehdytys, mutta kaikki hoidettiin vasemmalla kädellä.

Työnopastajat vaihtuivat moneen kertaan. Jokaisella heistä oli omat käsityksensä asioista, joten saamani tieto oli ristiriitaista.

He puhuivat etupäässä omista työtehtävistään, mutta yrityksen prosessit ja käytännöt jäivät minulle epäselviksi.

Oli vaikea soveltaa sitä, mitä puhuttiin, omaan toimenkuvaani. Tämä aiheutti epävarmuutta ja jatkuvaa avun tarvetta.

Koin, että olin jäänyt yksin.

Seuraavat kuukaudet googlasin itsekseni ohjeita, että löytyykö tähän jotain valmista mallia ja miten talon sisäinen järjestelmä toimii. Intranetistä selvisivät yrityksen visio ja missio, mutta ei sitä, miten tietyissä asiakastilanteissa konkreettisesti toimitaan. Kollegani eivät olleet erityisen auliita auttamaan.

Vei vuoden, mutta vähitellen opin sen, mitä työni vaati.

Ihmettelin jo silloin, miten millään organisaatiolla on varaa laittaa uusi työntekijä löytämään vastaukset omine nokkineen sen sijaan, että joku perehdyttäisi häntä tehokkaasti neljä viikkoa tai tarvittaessa pidempäänkin, minkä ansiosta hän pääsisi nopeammin kiinni tuottavan työn tekemiseen. Sehän olisi win-win-tilanne kaikille: yritys saisi rahoilleen vastinetta ja työntekijä pysyisi motivoituneena.

Tapauksesta jäi ikävä maku.

Mutta pari vuotta myöhemmin oli korjaavan kokemuksen aika.

Osastollemme oli juuri palkattu 30 uutta ihmistä uuden palvelun käynnistämiseksi.

Esihenkilömme oli nimitetty uuteen rooliinsa vain pari kuukautta aiemmin. Hänellä oli kokemusta johtamisesta, mutta ei perehdyttämisestä.

Paine saada palvelu nopeasti toimimaan oli kova. Se kiristi työpaikan ilmapiiriä ja loi kiirettä.

Uusien työntekijöiden sisäänajoprosessin puutteellisuus näkyi ensimmäisistä päivistä lähtien.

Heitä ei opastettu asiakkuudenhallintajärjestelmän kanssa, vaikka työmme perustui siihen. Esimerkiksi kukaan ei kertonut heille, miten puhelunsiirto tehdään, joten puhelinkuulokkeita siirreltiin asiakasneuvojalta toiselle.

Tehotonta ja järjetöntä.

Lounastauoilla uudet työntekijät puhuivat turhautuneina kysymyksistä, joihin yksinkertainen perehdytys olisi voinut antaa vastaukset. Oma turhautumiseni kasvoi.

Eräänä iltana töiden jälkeen palasin mielessäni omaan alkuaikaani yrityksessä ja hahmottelin kolmelle dialle, miten olisin halunnut perehdytyksen menevän.

Seuraavana aamuna rohkaisin mieleni ja menin diojen kanssa esihenkilöni puheille.

Kerroin havainnoistani ja kokemuksistani ja ehdotin, että voisin järjestää perehdytyskoulutukset koko henkilöstölle.

Hän kuunteli tarkasti ideoitani ja innostui niistä. Keskustelumme lopuksi hän näytti vihreää valoa. Työviikostani allokoitiin yksi päivä perehdytysten toteutuksen suunnittelulle.

Heittäydyin aiheeseen täysillä. Suunnittelin kokonaisuuden aiempia kokemuksiani hyödyntäen. Huomasin, miten paljon nautin perehdytyskoulutusten pitämisestä.

Työntekijät alkoivat nopeasti nähdä käyttämämme järjestelmän potentiaalin ja sitä kautta työn tuottavuus ja työyhteisön mieliala kohosivat. Ihmisten motivaatio ja itsevarmuus oman työnsä suhteen kasvoivat.

Perehdytykset onnistuivat paremmin kuin kuvittelin.

Kun koulutusten päätteeksi sain kiitosta sekä esihenkilöltäni että kollegoiltani ja kun näin muutoksen, joka perehdytyksillä oli työyhteisöön, tajusin, että haluan auttaa muitakin organisaatioita onnistumaan perehdyttämisessä.

Se, että jouduin seuraamaan sivusta esihenkilön vaikeuksia perehdytyksessä, oli minulle kokemuksena tärkeä. Panin merkille, ettei hän saanut minkäänlaista tukea HR:n taholta. Sen myötä ymmärsin, miten tärkeässä roolissa HR:n tuki perehdytyksessä on. Ilman sitä perehdyttäminen on vaarassa jäädä kollegoiden innostuksen varaan, mikä johtaa epäsystemaattisuuteen ja epätasaiseen laatuun.

Kun perehdytys on järjestetty huonosti esihenkilöt ja työntekijät eivät hallitse työtään eivätkä sitoudu yritykseen vaan haikailevat muualle. Samalla työn laatu heikkenee ja asiakastyytyväisyys kärsii. Kaikki tämä johtaa muun muassa kustannusten kasvuun ja heikkoon työnantajakuvaan.

Sen sijaan hyvä perehdytys johtaa sitoutuneisiin esihenkilöihin ja työntekijöihin, korkeatasoiseen työhön, alhaiseen vaihtuvuuteen, hyvään työilmapiiriin ja korkeaan asiakastyytyväisyyteen. Terve yritys houkuttelee alansa parhaat osaajat, tekee voittoa ja menestyy.

Hyvän perehdytyksen selkäranka on toimiva ja loogisesti etenevä esihenkilöiden perehdytyspolku sekä tehtäväkohtainen perehdytyssuunnitelma. Ne toimivat karttana molemmille niin perehdyttäjälle kuin perehtyjälle. Polku ja suunnitelma ohjaavat selkeästi läpi työtehtävien ja kulttuurin. Kun polku ja suunnitelma on selkeä, esihenkilöt ja työntekijät integroituvat nopeammin osaksi tiimiä ja pystyvät tarttumaan haasteisiin itsevarmasti.

Siksi toimin perehdytyksen muutosvalmentajana.

Olen auttanut yli 100 HR-ammattilaista, esihenkilöä ja perehdyttäjää, joten kun haluat nopean ja helpon startin perehdytyksen suunnitteluun, toteuttamiseen ja kehittämiseen - niin ole minuun yhteydessä matalalla kynnyksellä >>> tästä!