Mistä vastuullisen perehdytyksen kehittäminen kannattaa aloittaa?

Edellisessä kirjoituksessa kerroin, kuinka vastuullisesta perehdytyksestä voidaan tehdä koko työyhteisön työhyvinvointia tukeva voimavara. Voit lukea kirjoituksen täältä.

Tässä kirjoituksessa pureudun siihen, mistä vastuullisen perehdytyksen kehittäminen kannattaa aloittaa ja kenelle vastuu siitä kuuluu.

Ensisijaisesti vastuu on työnantajalla, mutta hyvin usein vastuu siirtyy joko HR-henkilöille tai esihenkilöille. Oikeastaan tämä on hyvä, sillä sinulla on loistava mahdollisuus luoda parempaa työkulttuuria ja edistää työhyvinvointia juurikin siellä ruohonjuuritasolla.

EK [Elinkeinoelämän keskusliitto] on sanoittanut, että vastuullisuus työelämässä tarkoittaa hyvää toimintaa, jota tehdään mahdollisimman kestävällä tavalla [= menestys rakennetaan pitkällä tähtäimellä.] Vastuullinen työyhteisö huomioi sidosryhmien edut ja odotukset tähdäten samalla kannattavaan toimintaan. Parhaimmillaan vastuullisuus on työyhteisön kilpailuetu ja voimavara.

Vastuullinen toiminta perehdytyksessä on ihmisläheistä, tasa-arvoista, yhdenvertaista ja sitouttavaa. Sellaista toimintaa, jota suunnitellaan ja kehitetään yhdessä. Toimintaa, jossa jokainen kantaa oman vastuunsa ja huolehtii, että toimii itse hyvien tapojen mukaisesti. Vastuullinen työnantaja huolehtii työntekijöidensä työhyvinvoinnista ja -turvallisuudesta.

Suurilla organisaatioilla on usein HR-osasto ja sen vastuulle kuuluu ns. yleiset perehdytys toimet ja perehdytys kokonaisuuksien kehittäminen. Esihenkilön vastuulla on useimmiten käytännön perehdytyksen ja työnopastuksen organisointi. Tässä haasteena voi olla se, että hajautetun perehdytyksen vastuunjakoa ei ole selkeytetty riittävästi.

Ymmärrän hyvin, jos perehdytysvastuussa oleva esihenkilö ei välttämättä tiedä, mistä lähtisi liikenteeseen perehdytyksessä tai sen kehittämisessä. Tietotyössä haasteita tuo lisäksi vahva asiantuntijuus ja substanssiosaaminen, jolloin esihenkilö ei välttämättä itse ole kyseisten työtehtävien osaaja.

Tämä tuo haasteen perehdytyksen suunnitteluun ja on ratkaistavissa siten, että esihenkilön johdolla käydään tarkentavaa keskustelua yhdessä siitä, mitkä voisivat olla työntekijöiden parhaat roolit perehdytysprosessissa.

Jaettu perehdytysvastuu vaatii selkeitä käytäntöjä, jatkumona etenevää perehdytysprosessia ja yhtenäisiä toimintamalleja. Nämä käytännöt ovat olennaisia määritellä ja luoda yhdessä. Kannustan asiantuntijaorganisaatioita kiinnittämään tähän erityistä huomiota.

Ajattelumallit ja uskomukset perehdytyksen kehittämisen esteenä

Parempaa työkulttuuria voidaan rakentaa ja työhyvinvointia edistää, kun työyhteisössä on luotu ensin ymmärrys siitä, mitä on vastuullinen perehdytys ja miten sen tulee näkyä käytännön toiminnassa eli perehdyttämistilanteissa. Parhain keino ymmärryksen ja yhteisten toimintamallien luomiseen on avoin ja vuorovaikutteinen keskustelu.

Työurani aikana olen saanut kokea kattavasti erilaisia perehdytysmalleja ja -tapoja. Koska tehtävää on paljon, olen kehittänyt Parempi työkulttuuri (Paku) -konseptin, jonka tavoite on vastuullisen perehdytyksen avulla luoda laadukas perehdytysprosessi, joka ohjaa työyhteisön toimintaa.

Kuuluuko teidän työkulttuuriin lausahdukset:

• “Suoraan syvään päähän vaan”,
• “Tekemällä oppii” tai
• “Ei meillä ole ennenkään perehdytetty”.

Jos kuuluu, suosittelen lämpimästi lukemaan postausta eteenpäin.

Nämä edellä mainitut ajatusmallit ovat tulleet tiensä päähän. Onneksi jokainen meistä perehdytysvastuussa olevista voi vaikuttaa näihin ajatusmalleihin omalla toiminnallaan.

Koetaanko perehdytys ylipäätään työyhteisössä tärkeänä?

• Jos se koetaan tärkeänä, niin miksi sen kehittämiseen ei panosteta?
• Onko suurimpana haasteena se, että perehdytys ei välttämättä kuulu ns. kenenkään vastuualueeseen ja tehtävälistalle?
• Onko perehdytykseen tullut toimintamalli, jota on toistettu vuodesta toiseen ja ehkä se on typistynyt tunnin mittaiseksi monologiksi?

Mitä, jos perehdytyksen kehittäminen kuulostaisi tältä:

“Se oli ihan älyttömän hieno juttu, että tähän perehdytysprojektiin satsattiin, kun meillä tosiaan viestintä on aika ohutta meidän organisaatiossa, niin sieltä ei ollut tällaista tukea mahdollista saada. Yhdessä tekeminen niin sisäisesti kuin ulkoisestikin on ollut parasta ja totta kai se, että me saadaan niin hyvä paketti esihenkilölle.

Sieltä on tullut nyt jo niin paljon kiitosta, että “voi että kun tämmöinen olisi ollut jo silloin kun mä aloitin”. Se lämmittää nyt jo etukäteen, kun tulevat uudet esihenkilöt ja nykyiset esihenkilöt saa tämän paketin visualisointeineen käyttöön.

Jos työyhteisössä mietitään perehdytys- ja palvelupolkua, yksi olennaisimmista asioista on nimenomaan prosessien visualisointi. On paljon nopeampaa hahmottaa kuva kuin joku pitkä word- teksti tai powerpoint-esitys. Toki kuvan tukena tarvitsee olla teksti, mutta kuvasta saa nopeasti käsityksen, mikä asia on ja miten prosessi toimii." -Maarit Rönkkö, Lempäälän kunta

Olisiko aika siirtää perehdytys 2023-luvulle?

Ensimmäinen askel muutokselle on ajattelumallien muutos perehdytyksen suhteen. Ajattelumalleja voi lähteä haastamaan kysymyksillä:

• Mitä, jos perehdytys tietotyössä olikin kolmen kuukauden sijaan työntekijän koko työsuhteen elinkaaren kestävä oppimis- ja kehittymiskokonaisuus?
• Mitä jos sitouttaisimme hänet vastuullisesti ja kestävän kehityksen periaatteilla?

Työelämän muutoksesta ja perehdytyksen kehittämisestä tietotyössä voit lukea lisää: Perehdytys osaamisen kehittämisen keinona tietotyössä: perehdytysprosessista tulevaisuuden oppimispolulle.

Miten kehittää perehdytysprosessia uusilla ajattelu- ja toimintamalleilla?

Ajattelu- ja toimintamallien kehittämisessä pääset hyvin alkuun näiden kolmen [3] esimerkin avulla.

Hyvä muistikaava tälle on se, että ihmiset ovat tärkein OSA:

• Osallista
• Sitouta
• Arvosta

näistä johdon, esihenkilöiden ja HR-henkilöiden tai muiden perehdytysvastuussa olevien tulee huolehtia.

Osallistamalla saat henkilöstön sitoutumaan paremmin ja samalla tuot esiin sitä, että arvostat heitä ja heidän osaamistaan.

1. Osallista: perehdyttäjä ja perehtyjä ideoivana kehittäjänä
Osallista perehtyjä ja pyydä häntä kertomaan vaikutelmistaan työyhteisön visiosta ja arvoista, joihin vanhat työntekijät voivat olla jo osittain ”sokeita” ottamaan kantaa.

On tärkeää, että uusi työntekijä saa kuvan koko työyhteisöstä ja siitä, miten sen palaset linkittyvät toisiinsa sekä missä kohtaa prosessia hän itse tulee toimimaan.

Ota lisäksi koko työyhteisö mukaan perehdytyksen suunnitteluun ja kehittämiseen. Huomioi johdon rooli ja esimerkillinen tapa toimia.

2. Sitouta: Perehdytyksen hyvä ja laadukas toteutus
Huolellisesti suunniteltu perehdytysohjelma aikataulutuksineen on hyvää ja laadukasta palvelua. Jos työntekijältä odotetaan jatkossa kykyä olla oma-aloitteinen ja kyetä toimimaan itsenäisesti ilman esihenkilön tai työkaverin ohjausta, on hyvä pohtia, halutaanko perehdytyksellä ohjata enemmän siihen, että työn ohjaus tulee “saneltuna” vai kannustetaanko työntekijää etsimään itsenäisesti tietoa ja ratkaisemaan ongelmia.

Perehtyjää voidaan ohjata rakentamaan yhdessä esihenkilön kanssa itselleen sovitun tavoitteen mukainen perehdytysohjelma. Samalla monet käytännölliset seikat, kuten neuvottelutilojen sijainnit ja varaamiset, tulevat luontevissa yhteyksissä selville.

Tämä ei kuitenkaan poista perehdyttämisen ja ohjauksen tarvetta. Asiantuntija voi myös tehdä suunnitelman itsenäisesti, mutta tällöin on tärkeää, että se käydään perehdyttäjän kanssa yhteisesti läpi. 

3. Arvosta: vuorovaikutus, viestintä ja verkostoituminen perehdyttämisen keskiössä
Perehdytyksen tarkoituksena on lisäksi valmistaa työyhteisö työskentelemään uuden työntekijän kanssa. Riittävä viestintä ja tiedottaminen uudesta tulokkaasta ja hänen vastuualueistaan on ensimmäinen askel. Etenkin johtoa ja asiantuntijoita perehdytettäessä verkostoitumisen tukeminen on tarpeellista ja nopeuttaa oppimista.

Kuuntele, kannusta, kunnioita, kiitä ja kehitä. Palautetta kuuluu antaa ja pyytää jatkuvasti. Uusi työntekijä näkee asiat eri tavoin kuin konkarit, joten uusia ideoita ja ajatuksia syntyy varmasti. Jatkuvan kehittämisen kulttuuri saa ideat lentämään. Anna ideoille mahdollisuus ja maaperä kukoistaa.

Tarvitsetko selkeät stepit vastuullisen perehdytyspolun luomiseen?

Ota yhteyttä matalalla kynnyksellä tai varaa puhelu kanssani.