5 askelta miten vähennät viestintätehtävien kuormittavuutta

Viestintä on välttämätöntä jokaisessa työyhteisössä. Vaikka viestintä on tärkeää, se voi olla yksi niistä työtehtävistä, jotka vievät suuren osan ajastamme päivittäin.

Kun päivä alkaa, monet meistä suuntaa ensimmäisenä sähköpostiin. Ja joskus sähköpostissa voi olla kymmenittäin lukemattomia viestejä, jotka kaipaavat huomiotamme.

Kun tähän lisätään ovelle tupsahtavat työkaverit, esihenkilöt tai työntekijät, päivän suunnitellut työt unohtuvat ja tulipalot nostavat päätään.

Tässä artikkelissa annan sinulle selkeän polun, kuinka voit vähentää viestintätehtävien kuormittavuutta ja niihin käytettyä aikaa.

Ensimmäiseksi meidän on hyvä tiedostaa, että juuri viestintätehtävät aiheuttavat ylimääräistä kuormaa. Olen käynyt näitä läpi edellisissä artikkeleissa, pääset lukemaan ne tästä

• Yksinkertaisella muutoksella selkeyttä kuormittavaan työpäivään
• Yhdellä muutoksella selkeyttä sisäiseen viestintään ja säästöä työaikaan

Tässä artikkelissa käyn läpi tarkempia askelmerkkejä, jotka voit ottaa käyttöön. Muistutan myös, että ohjattu työskentely tuo aina parhaimmat tulokset, joten otathan yhteyttä matalalla kynnyksellä, kun tarvitset apua.

Ennen kuin menen varsinaisiin tehtäviin haluan käydä läpi miksi viestintään menee liian paljon aikaa. Useasti tämä johtuu siitä, että viralliset ohjeet ovat vain suuntaa-antavia ja niitä joudutaan tulkitsemaan. Jos lukijat ovat epävarmoja tulkinnasta, he kysyvät sinulta tarkennusta.

Toisaalta jos työskentely ei ole johdonmukaista vaan tekeminen keskeytyy säännöllisesti ja joudut sammuttamaan useita tulipaloja työpäivien aikana tämä kuormittaa tutkimusten mukaan hyvin paljon.

Viestintätehtäviä on kolmenlaisia:

1. niitä, joita tehdään säännöllisesti, esim. kerran viikossa tai pari kertaa kuussa
2. niitä, jotka tulevat eteen tiettyinä aikoina (esim. kvartaaleittain)
3. ja niitä, jotka tulevat eteen harvoin, pari kertaa vuodessa.

Joskus saatat huomata, että taas tämä yksi viestintätehtävä on edessä ja muistat selvästi, kuinka vuosi sitten halusit tehdä muutoksen, joka helpottaa viestintää ja työtehtävän tekemistä.

Mutta näin se vuosi on vierähtänyt ja olet jälleen saman haasteen edessä.

Tässä kohtaa haluan esitellä sinulle viestinnän vuosikellon.

Viestinnän vuosikellon tarkoituksena on koota yhteen viestintätehtäviä, jotta ne eivät tule yllätyksiä (kuten talvi yllättää autoilijat) ja jotta jokainen työyhteisössä pystyy ennakoimaan niitä hyvissä ajoin.

Juuri työn ennakoitavuus tuo hallinnan tunnetta ja auttaa jaksamaan töissä paremmin.

Viestinnän vuosikellon voi tehdä exceliin ja jakaa koko työyhteisölle mutta kokemukseni mukaan, se unohtuu hyvin helposti ja jää käyttämättä. Kunnes jälleen vuoden kuluttua asia tulee esille ja excel muistuu mieleen.

Viestinnän vuosikellon voi rakentaa myös yhteiseen virtuaaliseen taukotilaan tai kokoushuoneeseen, jota käytätte säännöllisesti.

Vuosikellon perustana on aina liiketoiminta, tavoitteet ja strategia. Vuosikello helpottaa ja nopeuttaa tehtävien tekemistä, sillä pystyt ennakoimaan niitä ennen kuin niistä tulee tulipaloja.

Istahda nyt hetkeksi alas ja mieti, mitä säännöllisiä viestintätehtäviä sinulla on tässä ja ensi kuussa edessä. Voit myös käydä läpi sähköpostiasi ja katsoa millaisia asioita sinulta on kysytty tässä kvartaalissa. Listaa nämä kysymykset itsellesi ylös. Kokoa nämä tehtävät yhdelle paperille. Tämän jälkeen luo kalenteri.

Merkitse kalenteriin tehtävän deadline sekä milloin tehtävä on hyvä aloittaa. Esimerkiksi, jos kyseessä on perehdytys, tarvitseeko vastuuperehdyttäjän lukea läpi ohjeita ennen perehdytyksen alkua? Missä vaiheessa tämä olisi hyvä tehdä?

Kun saat sekä tehtävän, deadlinen ja aloituspäivän merkittyä kalenteriin, nyt sinulla on selkeä aikataulu, milloin sinun tulee tiedottaa tästä asiasta vastuuhenkilölle.

Ja kun yhdistät tähän kahdessa aikaisemmassa artikkelissa antamani ohjeet, huomaat, miten nopeasti tulipalojen sammuttaminen vähenee ja saat enemmän hallintaa omaan työhön.

Tätä kautta myös työn kuormittavuus vähenee.

Jotta viestinnän vuosikello toimii parhaalla mahdollisella tavalla, esittelen sinulle nyt viisi askelta, miten vähennät viestintätehtävien kuormittavuutta.

Muista, ettei kaikkea ole tarkoitus saada valmiiksi tänään vaan pilkkoa näitä tehtäviä säännöllisiksi, jotta saat tehtyä ne rauhassa. Ja muistutan myös, että olen täällä auttamassa ja tukemassa, joten ota yhteyttä matalalla kynnyksellä.

1. Strategia
Ensin luodaan strategia viestinnän vuosikellolle. Ketä viestinnän vuosikello palvelee, miten ja millä tavalla? Mikä vuosikellon tavoite on, miksi se on tärkeä? Miten saat viestin menemään hyvin perille ilman jatkuvaa kysymys- ja viestitulvaa?

Viestinnän vuosikello tarjoaa jäsennellyt puitteet työyhteisön sisäiseen viestintään sekä perehdytykseen. Vuosikellon tavoitteena on varmistaa, että viestintä ja perehdytys on linjassa organisaation strategisten tavoitteiden ja prioriteettien kanssa.

Vuosikellon lisäksi on tärkeää luoda selkeät ohjeet kuinka viestitään, jotta vastaanottajaa ei kuormiteta jatkuvilla lisäkysymyksillä tai viesteillä. Nämä määritellään seuraavassa osassa, joka on suunnitelma.

2. Suunnitelma
Suunnitelman tehtävänä on luoda materiaalipankit säännöllisille viesteille ja miettiä, missä muodossa viesti tulee toimittaa. Tässä auttaa kehittämäni toimintaan ohjaavan sisältö. Kun sisällöt kirjoitetaan toimintaan ohjaavaksi, saamme ihmiset toimimaan toivotulla tavalla joka vähentää sinun työkuormaasi huomattavasti.

3. Sisällöt
Visuaalisuus tekstisisällön tukena. Pitkiä ja tulkinnanvaraisia tekstejä on vaikea lukea ja seurata. Siksi viestejä kannattaa tehostaa visuaalisilla sisällöillä. Näihinkin voidaan tehdä yhdessä valmiit pohjat ja mallit, jolloin sisällöntuotanto vähenee ja viestintä nopeutuu.

Ohjeita pilkotaan pienemmiksi, muokataan toimintaan ohjaavaksi ja tehostetaan visuaalisilla elementeillä. Näin informaatiota voidaan myös tiivistää jolloin niitä on helpompi käyttää.

4. Seuranta
Miten vuosikellon käyttöä ja sen toimivuutta mitataan? Yhdessä voimme miettiä juuri teidän työyhteisöön sopivat SMART-tavoitteen, mittarit sekä seurannan, joka ei vie liikaa aikaa. SMART-tavoitteen tehtävänä on kiteyttää tavoitteet yksinkertaiseen muotoon. Jokainen tavoite on tarkasti määritelty, aikaan sidottu, sille on valittu selkeä mittari, se on relevantti ja se on annettu tietylle henkilölle tehtäväksi. Silloin jokaisen rooli tavoitteen saavuttamisessa on selkeä.

5. Saavutettavuus
On tärkeää huomioida ihmiset myös yksilöinä. Jokaisella on jonkinlaisia rajoitteita. Osa sisäistää tekstiä helpommin kuin videota, osa taas oppii ja sisäistää asioista nopeasti kuulemalla. Siksi ohjeet sekä kuvat tai videot tulee olla selkeitä rajoitteista huolimatta. Saavutettavuuslain avulla jokaisella - rajoitteista huolimatta - on oikeus saada sama tieto itselleen. Saavutettavuuden kannalta tärkeää on monipuolinen ja selkeä informaatio. Kuvat eivät saa olla pieniä, eikä infograafit vaikeaselkoisia. Ohjeet tulee olla yksinkertaisia ja selkeästi toimintaan ohjaavia. Lue lisää saavutettavuus vaatimuksista täältä.

Yhteenveto
Huomenna kun menet työpaikalle, kiinnitä huomiota siihen, millaisia viestintätehtäviä eteesi tulee. Kun tehtävää on paljon ja tulipaloja syttyy siellä täällä, oman työn suunnittelu on vaikeaa. Kiireen ja stressin keskellä on hankalaa saada toimintaan ja tehtäviin selkeyttä.

Tässä minä voin auttaa. Sen sijaan, että lähtisit itse kuormittavassa työtilanteessa luomaan viestinnän vuosikelloa ja viemään sitä eteenpäin koko työyhteisölle, anna minun auttaa.

Toimin sinun rinnallasi ja annan sinulle pieniä tehtäviä, joita voit tehdä suoraan työpäivän aikana. Minä pidän huolen siitä, että kokonaisuus on toimiva. Sinun ei siis tarvitse nähdä eikä tehdä koko vuosikelloa kerralla vaan voit luottaa siihen, että minä autan sinua rakentamaan sen yksi osa kerrallaan.

Tämä helpottaa sinua myös siinä, että nyt muutos lähtee sinusta, eikä sinun tarvitse käyttää työaikaa taistellaksesi uuden asian käyttöönotossa. Kun muut näkevät, miten saat homman toimimaan vaivattomasti, he alkavat kysellä ja pyytää sinulta apua. Siinä kohtaa vuosikellon esiintuominen ja käyttöönotto on huomattavasti helpompaa.

Seuraavassa artikkelissa käyn läpi miten vuosikello helpottaa sisäisen viestinnän kuormaa.

Autan mielelläni viestinnän ja sisällöntuotannon tehtävissä, joten ota yhteyttä matalalla kynnyksellä ja jutellaan lisää.