Näin vuosikello helpottaa sisäisen viestinnän kuormaa

Olen aikaisemmissa artikkeleissa käynyt läpi, kuinka helpotat omaa työnkuormaasi yksinkertaistamalla viestinnällisiä tehtäviä. Pääset lukemaan artikkelit alta:

1. Yksinkertaisella muutoksella selkeyttä kuormittavaan työpäivään
2. Yhdellä muutoksella selkeyttä sisäiseen viestintään ja säästöä työaikaan
3. 5 askelta miten vähennät viestintätehtävien kuormittavuutta

Tässä artikkelissa kerron, miten viestinnän vuosikello helpottaa sisäisen viestinnän kuormaa ja miten teet koko vuoden kattavan vuosikellon jopa muutamassa tunnissa.

Tiivistettynä vuosikellon tehtävänä on ennakoida säännöllisiä viestinnällisiä tehtäviä. Tämä helpottaa sinun työkuormaasi, sillä nyt sinulta ei kysellä ohjeita näiden tehtävien tekemiseen vaan vuosikelloon on kerätty tarvittavat linkit toimintaan ohjaaviin ohjeisiin.

Toimintaan ohjaavat ohjeet ovat selkeitä ja yksinkertaisia ja opettavat henkilön toimimaan oikealla tavalla.

Jotta vuosikello toimii toivotulla tavalla, sen on oltava säännöllisesti kaikkien saatavilla. Siksi vuosikello kannattaa sijoittaa yhteiseen virtuaaliseen työskentelytilaan, kahvi- tai kokoushuoneeseen. On tärkeää ottaa huomioon sekä etätyö, toimistotyö että hybridityö. Vuosikello tulee siis olla kaikkien saatavilla paikasta riippumatta.

Vuosikellossa on

• selkeät päivämäärät milloin minkäkin työn valmistelu tulee aloittaa,
• siihen voidaan merkitä jokaisen kvartaalin olennaisimmat tavoitteet ja mittarit SMART-kaavaa hyödyntäen.

Mutta aivan samalla tavalla kuin minkä tahansa muunkin tavoitteen, myös vuosikellon käyttöä ja tavoitetta tulee mitata. Määrittelemällä vuosikellolle oman SMART-kaavan mukaisen tavoitteen, pystyt helposti pitämään huolen siitä, että vuosikello auttaa ja tukee koko työyhteisöä.

Sitten päästäänkin varsinaiseen asiaan, eli vuosikellon täyttämiseen.

Mistä lähteä liikkeelle vuosikellon kanssa?

Helpointa on lähteä käyntiin siitä missä olet ja hyödyntää vuosikelloa kuluvan kvartaalin töiden suunnittelussa. Nämä tehtävät voivat tulla hyvin akuuteiksi tulipaloiksi, jos niitä ei huomioi riittävän ajoissa.

Listaa siis itsellesi ylös loput tässä kvartaalissa olevat tehtävät ja niiden SMART-tavoitteet. Merkitse vuosikelloon tehtävien aloitus- ja lopetuspäivät sekä vastuuhenkilö.

Tiedota vastuuhenkilöitä tehtävästä ja anna hänelle selkeät toimintaan ohjaavat ohjeet. Lopuksi lisää ohjeet ja tarvittavat linkit vuosikelloon.

Toista sama jokaisen kuluvan kvartaalin tehtävän kohdalla.

Seuraavaksi siirry tulevaan kvartaaliin ja toista samat asiat. Erona on nyt se, että voit laittaa itsellesi muistutuksen tai ajastaa viestintätehtävien lähettämisen vastuuhenkilöille. Esimerkiksi sähköpostiohjelmissa on yleensä ajastusmahdollisuus, jolloin voit kirjoittaa ohjeet ja ajastaa ne sopivaksi ajankohdaksi.

Tässä on kuitenkin hyvä huomioida, että joskus aikataulut muuttuvat tai vastuuhenkilöt vaihtuvat. Pidä siis huoli, että muutosten sattuessa, muutat myös lähetyspäivää ja vastaanottajaa.

Kun olet valmis, siirry kolmanteen kvartaaliin ja toista samat asiat. Tässä kohtaa en henkilökohtaisesti ajastaisi mitään sisältöä, sillä puoli vuotta on pitkä aika, jonka aikana muutoksia voi tulla paljonkin. Sen sijaan kannustan sinua laittamaan itsellesi omaan kalenteriin muistutuksen muutaman viikon päähän ennen kolmannen kvartaalin alkamista. Näin pystyt itse ennakoimaan alkavan kvartaalin tehtäviä ja ajastamaan sekä kirjaamaan ylös toimintaan ohjaavat ohjeet vastuuhenkilöille.

Kun tämä on tehty, on vuorossa viimeinen kvartaali sekä nykyisen kvartaalin alkupuolisko, joka on siis käsillä vuoden kuluttua. Toista samat tehtävät molempien kohdalla.

Ole itsellesi armollinen

On aivan normaalia, ettet välttämättä muista kaikkia tehtäviä, joita vuosikelloon kannattaa laittaa. Ensimmäisen vuoden aikana tulipaloja vielä syttyy mutta huomattavasti vähemmän vuosikellon ansiosta.

Kun uusi kvartaali alkaa, tarkista tehtävät, vastuuhenkilöt sekä ohjeet ja muokkaa niitä tarpeen mukaan.

Joka kerta kun eteen tulee tehtävä, jota ei ollut vuosikellossa, lisää se sinne uusien toimintaan ohjaavien ohjeiden kera. Näin vuoden kuluttua sinulla on valmis vuosikello, joka vähentää koko työyhteisön työkuormaa, sillä nyt tulipaloja ei enää pääse syntymään. Pystytte yhdessä ennakoimaan tulevia tehtäviä ja valmistautumaan niihin hyvissä ajoin.

Näin vältät tyypillisimmät virheet vuosikellon kanssa

Kokemukseni mukaan tyypillisimpiä virheitä on viisi.

1. Vuosikello jää ajatustasolle

Jos vuosikelloa yritetään viedä koko työyhteisölle ensin ennen kuin sen käytöstä on konkreettista tulosta, se voidaan tyrmätä nopeasti. Vuosikelloa voidaan pitää jälleen yhtenä työkaluna, joka vain lisää työmäärää sen sijaan, että helpottaisi sitä.

Suosittelenkin aloittamaan vuosikellon käyttämisen ensin sinua itseäsi varten ja kun näet konkreettisia hyötyjä vuosikellosta, viet sitä pikkuhiljaa koko työyhteisön käytettäväksi.

2. Vuosikellon käyttö unohtuu

On inhimillistä että ennen kuin vuosikellon käytöstä tulee rutiini, sen käyttö voi unohtua sinultakin. Kiire, ad hoc tilanteet ja tupsahtelevat työkaverit voivat siirtää huomiosi pois vuosikellon käytöstä.

Tähän anna ohjeeksi yksinkertaisesti sen, että merkitse nyt omaan kalenteriin säännöllinen aika, jolloin otat vuosikellon esiin. Esimerkiksi voit muistuttaa itseäsi 2 viikon välein tarkistamaan, onko vuosikelloon tulossa jotain lisättävää, tai onko tulevien tehtävien aloituspäivä jo niin lähellä, että on aika antaa ohjeet niitä tarvitseville.

3. Vuosikelloa ei hyödynnetä kattavasti

Ensimmäisen vuoden aikana on ymmärrettävää, ettei kaikkea muista vuosikelloon lisätä. Muista siis olla itsellesi armollinen. Kannustan sinua kuitenkin lisäämään vuosikelloon mieluusti liikaa kuin liian vähän asioita. Mitä enemmän hyödynnät vuosikelloa ja lisäät sinne muistettavia asioita, sitä enemmän vapautat mielesi kuormaa ja teet tilaa uusille ajatuksille.

Tutkimusten mukaan tietotyössä asioiden muistaminen kuormittaa mieltä yllättävän paljon. Yksittäiset post-it laput hukkuvat ja vihkot jäävät paperipinojen alle. Siksi digitaalisessa muodossa oleva vuosikello on hyvä ratkaisu. Se on aina saatavilla (koneella, mobiilissa) myös paikasta riippumatta ja voit täydentää sitä aina, kun jokin säännöllisesti muistettava tehtävä ilmaantuu työpöydällesi.

4. Vuosikellosta tehdään useampia versioita

Helpoin keino tehdä vuosikello on excel. Muista kuitenkin nimetä vuosikello ja tallentaa se paikkaan, johon tallennat muitakin materiaaleja. On inhottavaa alkaa etsimään vuosikelloa juuri silloin kun sille olisi suurin tarve. Voit pitää vuosikelloa yhtenä välilehtenä auki työkoneellasi, jolloin se on aina saatavilla kun sitä tarvitset.

5. Vuosikellosta tulee “sekametelisoppa”

Vuosikellon tehtävänä on auttaa ennakoimaan tiettyjä toimenpiteitä. Sitä ei ole tarkoitus käyttää henkilökohtaisena kalenterina eikä tiimin tai koko työyhteisön työkalenterina. Mitä enemmän vuosikelloon lisätään sinne kuulumatonta sisältöä, sitä sekavammaksi se menee. Vuosikelloja voi kuitenkin tehdä eri osa-alueille, kuten taloudelle, viestinnälle, perehdytykselle tai vaikka sisäisille koulutuksille. Näin vuosikellot pysyvät tiiviinä ja sisällöt rajattuina.

Valmiit mallit helpottavat ja nopeuttavat vuosikellon käyttöönottoa

Minulta saat valmiin ja helppokäyttöisen vuosikellon pohjan. Säästät aikaa ja energiaa, kun sinun ei tarvitse lähteä etsimään tietoa vuosikellon käytöstä Googlesta tai Youtubesta ja hukata näin kallisarvoista aikaasi.

Autan sinua vähentämään työkuormaasi, virtaviivaistamaan sisäisen viestinnän tehtäviä ja luomaan tehokkaita toimintaan ohjaavia ohjeita ja viestejä, joiden avulla näet konkreettisesti miten työpäiväsi rauhoittuvat ja ihmiset alkavat toimia antamiesi ohjeiden mukaan.

Ota yhteyttä matalalla kynnyksellä, niin jutellaan lisää.

Seuraavassa artikkelissa käyn läpi miten yhtenäinen sisäinen viestintä saa koko työyhteisön samaan veneeseen.