Perehdytys on tärkein voimavara tulevaisuuden työyhteisöissä
Työelämän murros ja työn nopea muuttuminen ohjaavat meitä kehittämään osaamistamme. Voisi jopa sanoa, että oman osaamisen kehittäminen on pakollista, mikäli haluat pysyä kilpailukykyisenä työntekijänä tänä päivänä.
Samalla tämä asettaa työpaikoille merkittävän tarpeen kehittää perehdytystä, jotta sen avulla voidaan sitouttaa uusi työntekijä työyhteisöön nopeammin. Mutta perehdytyksen tehtävänä ei ole pelkästään saada uusi työntekijä tuottavaksi lyhyemmässä ajassa vaan voimme hyödyntää perehdytysprosessia voimavarana koko työyhteisölle.
Tässä kirjoituksessa saat vastaukset seuraaviin kysymyksiin:
- Miksi perehdytys on tärkein voimavara tulevaisuuden työyhteisössä?
- Miten varmistetaan laadukas ja vastuullinen perehdytys?
- Kuinka perehdytystä voidaan hyödyntää työntekijän oppimispolkuna pitkäjänteisemmin?
Vallalla on jo pitkään ollut ajatus osaajapulasta, mutta todellisuudessa jos lakisääteiset prosessit eivät ole kunnossa, ei ole mikään ihme, että työntekijät vaihtavat työpaikkaa nopealla aikajänteellä.
Tämä kuormittaa koko työyhteisöä, sillä juuri kun uusi työntekijä on oppinut työtehtävänsä, hän vaihtaa työpaikkaa. Kun työn luonne, työtehtävät ja työtavat muuttuvat jatkuvasti on selvää, että emme voi enää hoitaa perehdytystä vasemmalla kädellä hutaisten.
Perehdytys on tärkein voimavara tulevaisuuden työyhteisöissä
Vastuullinen ja laadukas perehdytysprosessi takaa koko työyhteisölle yhtenäiset tavat toimia ja selkeyttää roolijakoa. Se edistää työhyvinvointia, sillä selkeät prosessit mahdollistavat työn flown koko yhteisössä. Lisäksi selkeiden prosessien avulla työmäärää ja sen kuormittavuutta on helpompi ennakoida hyvissä ajoin.
Kun perehdytys on tehty hyvin, se sitouttaa työntekijät ja pitää yrityksen kilpailukykyisenä muuttuvassa maailmassa.
Laadukas ja vastuullinen perehdytys myös sitouttaa ja motivoi työntekijöitä. Kun henkilö tulee kuulluksi, nähdyksi ja arvostetuksi, hän sitoutuu omaan työrooliinsa paremmin. Hän kokee olevansa tärkeä osa työyhteisöä ja, että hänen työllään on aidosti merkitystä.
Perehdytyksessä on otettava huomioon ja valmistauduttava siihen, millaista työ konkreettisesti on nyt ja tulevaisuudessa. Muutokset työn tekemisessä on jo nyt nähtävillä eli teemme töitä etänä ja hybridinä sekä laajemmissa verkostoissa. Sen lisäksi perehdytyksessä on otettava huomioon työyhteisötaidot, työntekijöiden monipuolisuus (erilaiset oppimistavat, saavutettavuus) sekä osaajapulan vähentäminen.
Pakkopullasta miellyttäväksi oppimiskokemukseksi
Perehdytys on lakisääteinen velvollisuus, josta määritellään työturvallisuuslaissa 14 § ja 25 §. On harmillista, jos perehdytys nähdään vain pakollisena pahana, koska sillä on oikeasti suuri potentiaali koko työyhteisön hyvinvoinnin peruskalliona.
Tutkimusten mukaan 90 % ihmisen oppimisesta tapahtuu tekemisen ja toiminnan kautta [Lähde: Edgar Dalen, kokemuskartio]. Pelkkä “Katso intrasta” itseopiskelu tai "Kysy, jos tulee jotain haasteita" eivät ole laadukasta perehdytystä. En myöskään usko, että työturvallisuuslakia säädettäessä oltaisiin ajateltu, että perehdyttämisvelvoite olisi kuitattavissa pelkällä itseopiskelulla, eikä se myöskään tue työturvallisuuslaissa määriteltyjä asioita.
Perehdytys on tärkein sisäinen prosessi, joka mahdollistaa jatkuvan oppimisen, kun sitä hyödynnetään entistäkin tehokkaammin. Ja vaikka perehdytystä pidettäisiin tärkeänä, sen haaste on siinä, että perehdytyksen vastuun kuuluessa kaikille, se ei lopulta kuulu kenellekään.
Oikeudenmukaisen, tasa-arvoisen ja yhdenvertaisen perehdytyksen onnistumisen edellytys on se, että perehdytyksen kehittämiseen panostetaan kaikilla tasoilla, niin yksilön kuin yhteisön osalta. Sinä, perehdytysvastuussa olevana henkilönä olet merkityksellisessä ja ratkaisevassa roolissa viedessäsi eteenpäin uusia ajattelu- ja toimintamalleja, jotka tukevat koko työyhteisön toimintaa ja edistävät samalla strategisten tavoitteiden saavuttamista.
Perehdytyksen kehittäminen tulee lähteä liikkeelle esihenkilöiden perehdytyksestä. Kun esihenkilöt on perehdytetty hyvin, he osaavat toimia vastuullisina ja valmentavina perehdyttäjinä tuleville työntekijöille. Vastuullisen perehdytyksen toteutuminen on lopulta riippuvaista yksittäisten perehdytys- ja oppimistilanteiden onnistumisesta.
Aluksi olennaista on selvittää, millaisen perehdytyskokemuksen perehdyttäjä on itse aiemmin saanut. Tähän koko perehdytys kiteytyykin. Onko perehdyttäjän oma kokemus perehdytyksestä ollut hyvä ja auttanut häntä oppimaan uusien työtehtävien tekemisen sekä auttanut oppimaan ja sisäistämään muut käytänteet ja prosessit? Jos perehdyttäjä joutuu vastaamaan, että ei ole, se on selkeä signaali, että työtä on vielä tehtävä perehdytyksen kehittämisen suhteen.
Oppimiseen liittyy myös tunnekokemuksia, joten perehdytys saattaa nostaa pintaan vahvoja tunteita. Ehkä perehdyttäjän aiempi kokemus hänen omasta perehdytyksestään ei ollut niin laadukas kuin se olisi voinut olla. Mikäli näitä tunteita ja asioita ei riittävästi käsitellä ja perehdytyksen toimintamalleja yhdessä suunnitella, on perehdytyksen tasa-arvoisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutuminen perehdytettävien osalta melko mahdotonta.
Anna työntekijälle aikaa oppia ja sisäistää
Työelämässä olennaisena asiana esille nousevat entistäkin enemmän taidot priorisoida ja kyky keskittyä olennaisiin asioihin. On opittava taito asioiden ja sisältöjen karsimiseen. Perehdytysprosessin avulla oppimista voidaan priorisoida ja jaksottaa siten, että opittavan tiedon määrä on kohtuullinen ja että uusi työntekijä saa apua ja tukea juuri silloin, kun hän sitä tarvitsee. Myös sinulle perehdyttäjänä kuuluu samat oikeudet.
Kokonaisuutena vastuullinen ja toimiva perehdytys auttaa perehtyjää ja samalla myös perehdyttäjää kehittämään, kehittymään ja nopeuttamaan toimintoja. Näin perehdytyksestä tulee kustannustehokasta.
Perehdytyksestä työhyvinvoinnin menestystekijäksi
Menestystekijöillä eli työpaikan kyvykkyydellä on suuri merkitys tuottavuuteen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Kirjassa *Hiljaiset signaalit esimiestyössä* nostetaan esille menestystekijät, jotka ovat:
- sitoutuminen,
- esihenkilötoiminta,
- toimintakulttuuri,
- työosaaminen,
- prosessit ja
- sisäinen viestintä.
Hyvä työhyvinvointi on ilmentymä toimivasta johtamisesta, esihenkilötoiminnasta ja toimintakulttuurista. Aalto-yliopiston ja Tampereen yliopiston tutkimusten mukaan työyhteisön tuottavuus ja työhyvinvointi kulkevat yleensä käsi kädessä. Työyhteisön tuottavuuden elinkaarta voidaan verrata tuoteperheen elinkaareen. Tuotteita on uudistettava ja kehitettävä, jotta ne pysyvät kilpailukykyisinä muuttuvassa maailmassa.
Nämä samat edellä mainitut asiat on tärkeää huomioida jo vastuullisessa perehdytysprosessissa ja -suunnitelmassa. Niiden avulla luodaan työntekijälle sopiva oppimis- ja kehittämispolku. Polun avulla oppiminen jakaantuu pidemmälle aikajänteelle, jolloin hän oppii asiat ja työtehtävät rauhassa ja ajan kanssa. Työn kuormitus muilta työntekijöiltä vähenee ja uudesta työntekijästä tulee nopeammin tuottava ja luotettava työyhteisön jäsen.
Näin perehdytysmateriaalit helpottavat toimintaa:
“Perehdytysmateriaalien ja -sisältöjen avulla me halutaan helpottaa HR:n työtä niin digipalveluiden kuin talouden osalta, että ihmiset saa sen tiedon heti sieltä intrasta. Aika paljon meitä työllistää tällä hetkellä samankaltaiset kysymykset, joten tähän me odotetaan selkeää parannusta palvelupolun ja intran sisältöjen avulla.
Kyllä siellä nousee hyödyiksi myös aika ja raha eli rahallisia säästöjä saadaan aikaan.
Yksi hyvä puoli tässä on myös ollut se, kun meillä on aikaisemmin ollut tarkasti rajatut nämä meidän työtehtävät, eikä me olla kovinkaan hyvin tunnettu toistemme työtehtäviä. Nyt jos sattuu poissaoloja, me saadaan intrasta hyvä ja selkeä info ja voidaan tuurata toinen toisiamme myös palvelurajojen yli. Pienen tiimin haavoittuvuus on juuri siinä, että jos joku on joukosta poissa, hänellä voi olla se tietotaito, johon ei sitten päästä käsiksi. Nyt kun kaikki on koottu yhteen ja samaan palvelupolkuun, kaikki pääsee materiaaliin ajasta ja paikasta riippumatta.” -Maarit Rönkkö, Lempäälän kunta
Kerrataan vielä lyhyesti tärkeimmät syyt perehdytyksen kehittämiselle ja miten perehdytys on tärkein voimavara tulevaisuuden työyhteisöissä:
1. Perehdytys tukee oppimista ja toimii johtamisen välineenä. Työn muutos asettaa tarpeen muutoksen johtamiselle ja perehdytyksen kehittämiselle.
2. Muutosta haluttaessa tai muuttuneessa toiminnassa harvoin toimii sama vanha ajattelu- ja toimintamalli tai perehdytysmalli. Työn luonteen, työtehtävien ja työtapojen muuttuessa tarvitaan kehittämistä perehdytyksen suunnittelussa ja toteuttamisessa.
3. Koulutetaan perehdytysvastuussa olevia henkilöitä ja tehdään selkeä suunnitelma perehdytysprosessin kehittämiselle. Vastuullinen perehdytys on osaamisen kehittämisen keino, jolla voidaan vähentää tietotyön kuormittavuutta, tukea oppimista, edistää henkilöstön jaksamista ja ylläpitää työhyvinvointia.
4. Työssä tapahtuvan oppimisen oikea-aikainen jaksottaminen. Jatkuva uuden oppiminen on psyykkisesti kuormittavaa, joten tarvitaan joustavia tukirakenteita sekä uudistuneita ajattelu- ja toimintamalleja osaamisen päivittämiseen.
5. Työsuhteen elinkaari on sisäisen palvelupolun viisi vaihetta: preboarding – orientaatio – onboarding - jatkuva työssä oppiminen ja perehtyminen - offboarding. Perehdytyksestä tulee tehdä pidempikestoinen oppimisprosessi, jotta se voi toimia tehokkaana osaamisen kehittämisen keinona koko työsuhteen ajan.
Kun haluat tietää, mistä on hyvä lähteä liikkeelle perehdytyksen kehittämisessä tietotyössä, ota minuun yhteyttä matalalla kynnyksellä.
Näin sinun ei tarvitse käyttää kallisarvoista aikaasi tiedon etsimiseen tai Google hakuihin.
