TOP 15 vinkkiä asiantuntijalle työpäivien kuormittavuuden vähentämiseen

Asiantintujian tietotyön kuormittavuudesta on puhuttu paljon. Olen aikaisemmissa artikkeleissa käynyt läpi erilaisia keinoja miten kuormittavuutta voidaan vähentää.

Kokoan tähän postaukseen kaikki vinkit ja tulen päivittämään tätä artikkelia aika ajoin. Laitathan siis artikkelin itsellesi kirjanmerkkeihin ja palaa tähän säännöllisesti.

1 | Uusien toimintamallien testaaminen

Jos koet tällä hetkellä kuormitusta työssäsi, fakta on, ettei mikään muutu, ellet lähde itse kokeilemaan erilaisia keinoja tehdä asioita helpommin. Erilaisten toimintamallien testaaminen on paitsi rikkaus, mutta ne voivat myös tuoda sinulle yllättävän nopeasti helpotusta työhön. Ota siis rohkeasti uusi menetelmä käyttöösi ja katso millaisia tuloksia sillä saat.

2 | Toimintaan ohjaava viestintä ja sisältö

Yksi tällainen keino voi olla toimintaan ohjaavan sisällön tuottaminen. Kun lähetät kollegalle tai työyhteisön jäsenelle sähköpostia, pyri kirjoittamaan viesti siten, ettei se jätä tilaa lisäkysymyksille eikä tulkinnanvaraisuuksille. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisit “Katso ohje intrasta”, hae linkki intrasta ja lisää se viestiin seuraavan toimintakehotuksen kera: “Klikkaa tätä linkkiä, lue ohje ja tee ohjeen lopussa oleva tehtävä”.

Lue myös tämä: Yksinkertaisella muutoksella selkeyttä kuormittavaan työpäivään

Vaikka voisi luulla, että tällainen yksinkertainen viesti on liian yksinkertainen, tietotyötä tekevien ihmisten on helpompi toimia, kun he saavat suoraan valmiita tehtäviä. Heidän ei tarvitse enää miettiä ja kuormittaa omaa mieltä enempää vaan tehtävä on selkeä.

3 | Muokkaa ympäripyöreät ohjeet selkeiksi

Sitä mukaa, kun kohtaat ympäripyöreitä ohjeita, muokkaa ne selkeiksi. Tiedät, että jossain kohtaa joku kuitenkin kysyy sinulta tarkentavia ohjeita. Joten on järkevämpää muokata ohje nyt ja säästää aikaa tulevaisuudessa.

Toinen vaihtoehto on, että otatte työyhteisössä yhden puolikkaan työpäivän, jaatte ohjeet ja muokkaatte ne yhdessä.

4 | Vähennä ammattislangia ja jargonia

Viestinnässä ammattislangin ja jargonin käyttäminen aiheuttaa sen, etteivät ihmiset jaksa lukea viestejä eteenpäin. Kun haluat, että kollegat toimivat yhteisten pelisääntöjen tai sovitun yhteisen lupauksen mukaisesti, avaa ammattislangin sanat selkeästi.

Lue myös tämä: Yhdellä muutoksella selkeyttä sisäiseen viestintään ja säästöä työaikaan

5 | Luo itsellesi valmista sisältöpankkia

Luo itsellesi valmista sisältöpankkia. Tämä tehdään siten, että joka kerta kun vastaat toimintaan ohjaavan sisällön tavoin, kopioit vastauksen ja liität sen tekstitiedostoon. Seuraavalla kerralla sinun ei tarvitse käyttää aikaa koko viestin uudelleenkirjoittamiseen vaan voit vain kopioida tekstin ja muokata sitä tarpeen mukaan.

6 | Vältä viestinnässä konditionaali (-isi) muotoja

Kun haluat, että “viestisi menee perille”, ole itsevarma. Vältä konditionaalimuotoja eli -isi muotoja. Näitä ovat tyypillisesti

• saattaisit
• pitäisit
• ehdottaisin

ja niin edelleen. Selkeä, yksinkertainen ja itsevarma viestintä otetaan aina helpommin vastaan kuin epävarma.

7 | Käytä aktiivista kieltä

Asiantuntijana olet saattanut tottua siihen, että puhut kolmannessa persoonassa. Tätä en kuitenkaan suosittele. Kirjoita ihmiseltä ihmiselle, eli minulta sinulle.

Esimerkki:

• Kirjoitan tätä tekstiä sinulle (aktiivinen)
• Tekstiä kirjoitetaan lukijoille (passiivinen)

8 | Luo viestinnän vuosikello

Viestinnän vuosikellon tavoitteena on auttaa sinua ja koko työyhteisöä ennakoimaan säännöllisiä ja epäsäännöllisiä tehtäviä. Jotta vältytään “talvi yllätti autoilijat” tilanteet työyhteisössä, kun asioita ennakoidaan riittävän ajoissa, ei tule kiire ja asiat saadaan hoidettua työtehtävien lomassa.
Viestinnän vuosikelloon lisätään tehtäviä, joita tehdään viikoittain, kuukausittain ja vuosittain. Vuosikelloa voi ja kannattaa täydentää säännöllisesti.

Lue myös tämä: 5 askelta miten vähennät viestintätehtävien kuormittavuutta

9 | Ennakointi antaa hallinnan tunnetta

Kun pystyt ennakoimaan tulevia työtehtäviä, sinusta tuntuu, että hallitset omia töitäsi. Pahintahan on, jos sinulle tullaan aamulla sanomaan, että tänään pitää saada raportti valmiiksi, vaikka et edes tiennyt, että raportti on tehtävä.

Viestinnän vuosikellon avulla pystyt etukäteen suunnittelemaan työsi siten, että sinulle jää riittävästi aikaa säännöllisten hallinnollisten työtehtävien tekemiseen.

10 | Rakenna viestinnän vuosikello yksi kvartaali kerrallaan

Viestinnän vuosikelloa ei pysty tekemään kerralla valmiiksi. Siksi on tärkeää aloittaa tästä, kuluvasta kvartaalista ja edetä sitten seuraavaan. Muista, että viestinnän vuosikelloa täydennetään tarvittaessa ja muutetaan, jos jokin olennainen muuttuu.

Näitä muutoksia voivat aiheuttaa erilaiset sisäiset prosessit ja niiden muutokset, lainsäädännöt tai säädökset.

Lue myös tämä: Näin vuosikello helpottaa sisäisen viestinnän kuormaa

11 | Luo visuaalisia sisältöjä

Visuaalisten sisältöjen avulla voit kiteyttää monimutkaiseltakin tuntuvat asiat yhdeksi kuvaksi (esimerkkikuva). Kuvien tekeminen auttaa hahmottamisessa, mutta myös tukee erilaisia oppimis- ja sisäistämismenetelmiä. Osa oppii ja sisäistää kuulemalla, osa lukemalla, osa tekemällä ja osa näkemällä.

12 | Seuraa kehitystä SMART-kaavan avulla

Voit tehdä vuosikellon ensin itsellesi ja tuoda sen vähän kerrassaan myös muun työyhteisön tietoisuuteen. Aseta vuosikellolle selkeä SMART-tavoite, jotta tiedät, että keskityt oikeisiin asioihin. Kehitä tavoitetta tai vuosikelloa tarpeen ja tulosten mukaan.

Joka tarkoittaa seuraavien asioiden määrittelyä:

S pecific = tarkka eli hyvin määritelty, selkeä ja yksiselitteinen

• Määrittele mitä odotat
• Päätä kuka sen tekee [vastuunjako]
• Anna tarpeeksi yksityiskohtia, jotta se on tarpeeksi selkeää

M itaurable = mitattavissa oleva eli mittaa edistymistäsi kohti tavoitteen saavuttamista

• Tunnista, miten tiedät tavoitteen toteutuneen – tämä tarkoittaa yleensä määrää, mutta voi olla myös laatua (esim. "80 % osallistujista on samaa mieltä tai vahvasti samaa mieltä palautelomakkeesta")

A chievable = saavutettavissa oleva [eikä ole mahdotonta saavuttaa]

• Varmista, että sinulla on aikaa, energiaa, työvoimaa, resursseja ja valtaa saavuttaa tavoite
• Harkitse voivatko muut tekijät olla sinusta riippumattomia

R ealistic / relevant = realistinen, asiaankuuluva ja merkityksellinen tarkoituksen kannalta

• Tavoite auttaa sinua saavuttamaan sen tarkoituksen
• Tavoite on linjassa sinun ja/tai yhteisön valmiuden kanssa

T ime-bound = aikaan sidottu eli oikea-aikainen, mukaan lukien aloituspäivämäärä ja tavoitepäivämäärä.

• Määritä, milloin tavoite tulisi suorittaa
• Sisällytä aikajana pitkän aikavälin tavoitteille ja kaikille tavoitteille

13 | Varmista kuvien riittävä koko

Kun luot kuvia sisältöihin tai viestinnän vuosikelloon, varmista, että kuvat ovat riittävän isoja ja helposti ymmärrettäviä. Älä tee pientä kuvaa ja suurenna sitä, sillä suurentamisen yhteydessä kuvan laatu heikkenee ja kuvasta tulee rakeinen. Tee mieluummin iso kuva ja pienennä sitä.

14 | Lisää vuosikello kaikkien saataville

Etä- ja hybridityön yleistyessä on tärkeää, että viestinnän vuosikello ja sisältöpankki ovat kaikkien saatavilla. Luokaa yhdessä virtuaalinen kahvihuone, jonne nämä materiaalit tallennetaan. Näin jokainen pääsee, paikasta riippumatta, tarkistamaan ja hyödyntämään näitä materiaaleja.

Lue myös tämä: Yhtenäinen sisäinen viestintä saa koko työyhteisön samaan veneeseen

Sisältöpankin ja vuosikellon voi myös lisätä suoraan intraan. Muista vain lisätä linkki intran etusivulle, jotta materiaalit on helposti löydettävissä.

15 | Kiinnitä huomiota viestiesi otsikoihin

Jotta sähköpostiviestit avataan ja luetaan, on niiden ensin herätettävä mielenkiinto. Kiinnittämällä huomiota viestisi otsikoihin, voit muotoilla niistä houkuttelevia ja mielenkiintoisia.

Esimerkiksi kumman viestin sinä avaisit mieluummin?

• Sisäisen raportin kyselyn tulokset
• [RAPORTTI] 56 % vastaajista kertoi, että työhyvinvointi on…

Hyvin yksinkertaisilla muutoksilla saadaan paljon helpotusta työpäiviin ja vähennettyä tietotyön ja asiantuntijoiden kuormitusta.

Mitkä näistä vinkeistä olivat sinulle jo ennestään tuttuja? 

Entä minkä vinkin sinä otat seuraavaksi käyttöösi?

Ota yhteyttä ja jutellaan aiheesta lisää!