Yhdellä muutoksella selkeyttä sisäiseen viestintään ja säästöä työaikaan

Tuntuuko sinusta, että selität samat asiat useampaan kertaan kollegoille tai työntekijöille, mutta viesti ei tahdo oikein mennä perille?

Entä koetko, että suurin osa työpäivästä menee ad hoc tehtävien tekemiseen kuten esimerkiksi jatkuvaan sähköpostiviesteihin vastaamiseen?

Tässä artikkelissa kerron mistä se voi johtua ja kuinka yksinkertaisella muutoksella saat selkeyttä sisäiseen viestintään ja saat säästöä työaikaasi.

Juuret nykyiseen viestintämalliin voivat olla syvällä. Sinulle on ehkä opetettu työnantajan puolelta miten kommunikoidaan, joudut ehkä tulkitsemaan ohjeita ja toimintamalleja ja tästä aiheutuu paljon ylimääräistä työtä ja kuormitusta työpäivien aikana. Saatat olla epävarma siitä, tulkitsetko ohjeita oikealla tavalla, ja tämä kasvattaa työn kuormitusta entistä enemmän. Kaipaat itse selkeitä ohjeita sekä selkeää viestintämallia, joka helpottaa ja nopeuttaa asioita eikä sinun tarvitsisi selittää samoja asioita useampaan kertaan.

Ratkaisuna ehdotan toimintaan ohjaavaa viestintää ja sisältöä. Toimintaan ohjaava viestintä ja sisältö antaa lukijalle selkeät askel askeleelta ohjeet, kuinka hän toimii. Sinun kannaltasi hyvää tässä on se, että kirjoitat nämä ohjeet vain kerran ja sen jälkeen ohjaat kysyjän näiden ohjeiden pariin. Sinulta säästyy paljon aikaa, kun sinun ei tarvitse ohjeistaa joka kerta jokaista kysyjää erikseen sillä samalla, kun vastaat toimintaan ohjaavalla viestinnällä, keräät itsellesi sisältöpankkia, jota voit hyödyntää yhä uudelleen ja uudelleen. Kerron tästä postauksen lopussa tarkemmin.

Toimintaan ohjaava viestintä ja sisältö ratkaisee myös muita ongelmia, kuten

1. ammattislangin ja jargonin väheneminen. Hyvin useasti ajatellaan, että mitä enemmän ammattitermistöä käytetään, sitä asiantuntevampi viestijä on. Tilanne on kuitenkin päinvastainen. Mitä enemmän ammattislangia käytetään, sitä epävarmemmalta kirjoittaja vaikuttaa. Ammattislangin käyttö myös hidastaa viestin lukemista, koska lukija joutuu palauttamaan mieliin mitä ammattitermi tarkoittaa. Varsinkin, jos hän ei itse käytä termiä aktiivisesti omissa työtehtävissään.
2. ajan säästäminen. Kun luot itsellesi valmista sisältöpankkia, voit vain napsia sieltä valmiita viestintämalleja ja hyödyntää niitä pienellä vaivalla. Sisältöpankki voi sisältää erilaisia sähköpostien vastausmalleja, tiedotemalleja, ohjemalleja ja perehdytysmateriaalien ohjeita. Katsotaan tätä hieman myöhemmin käytännön esimerkin kautta.
3. tietotyön*) kuormittavuus vähenee. Sillä nyt kaikki tieto ei ole enää sinun harteillasi vaan se voidaan koota yhdeksi sisältöpankiksi koko työyhteisön käytettäväksi. Kun työntekijä tai esihenkilö pyytää sinulta ohjetta, voit laittaa hänelle toimintaan ohjaavan viestin ja ohjata hänet oikean ohjeen pariin sen sijaan, että käyttäisit itse 30 - 60 minuuttia tai jopa useamman tunnin ohjeen etsimiseen ja sen selittämiseen. Ks. *) selite postauksen lopusta.

Toimintaan ohjaavien sisältöjen kirjoittaminen vie alussa hieman enemmän aikaa, mutta säästää sinulta tulevaisuudessa tunteja kallisarvoista työaikaa. Se myös vähentää työn kuormittavuutta, sillä teet varsinaisen työn eli kirjoitat sisällöt vain kerran.

Tässä muutamia esimerkkejä, mitä nämä sisältömallit voivat olla:

• sähköpostiviesti
• vastaus yleisimpiin kysymyksiin [UKK = usein kysytyt kysymykset tai Q&A = kysymykset ja vastaukset tai FAQ = Frequently Asked Questions]
• perehdytykseen liittyvät ohjeet
• sisäiset tiedotteet, jotka motivoivat toimimaan

Millaista on toimintaan ohjaava viestintä?

Toimintaan ohjaava viestintä saa nimensä mukaisesti henkilön toimimaan halutulla tavalla. Varsinkin, jos teksti on verkossa, aivomme haluavat mahdollisimman simppeleitä ohjeita. Se ei tarkoita, että pitäisimme lukijaa tyhmänä vaan aivomme kuluttavat niin paljon erilaista sisältöä, että jos tekstiä on vaikea lukea, meidän on vain helpompaa jättää se kesken ja siirtyä lukemaan jotain “helpompaa”.

Toimintaan ohjaavassa sisällössä on selkeä rakenne eikä se poikkea sivuraiteille. Siinä mennään suoraan asiaan ja annetaan polku tai askeleet, joita on helppo noudattaa.

Esimerkiksi toimintaan ohjaava sisältö voi olla näinkin yksinkertainen:

• Klikkaa tätä linkkiä
• Lue sivu huolellisesti alusta loppuun
• Tee annettu tehtävä saman tien, jotta se ei jää kesken

Verrattuna tällaiseen sisältöön:

• Löydät ohjeet sisäisestä intrasta
• Seuraa ohjeita

Tai pahimmillaan, että selität ohjeen itse eli käytät kymmeniä minuutteja tai jopa tunteja selittäessä jotain, mikä on jo kertaalleen tehty.

Vaikka toimintaan ohjaavan sisällön luominen vie alussa enemmän aikaa, se helpottaa jatkoa. Koska nyt sinulta ei kysytä tarkentavia kysymyksiä, kuten

• “Mistä kohtaa intrasta löydän ohjeen?”
• tai “Millä hakusanoilla etsin intrasta tietoa?”
• tai “Mitä teen sen jälkeen, kun olen seurannut ohjeita?”

Kaikki nämä kysymykset saattavat tulla sinulle eteen jo ennen kuin henkilö on alkanut lukemaan ohjeita. Tämä kuormittaa sinua ja vie sinulta kallisarvoista työaikaa, kun joudut selittämään enemmän ja ohjaamaan henkilöä koko ajan erikseen eteenpäin.

Ja entä jos työyhteisössä on useampia henkilöitä, jotka kysyvät samoja asioita? Nyt käytät vieläkin enemmän aikaa samojen vastausten kirjoittamiseen. Tämän takia valmis sisältöpankki on oiva ratkaisu ja se säästää sinulta paljon aikaa ja vähentää työsi kuormittavuutta, joka taas lisää hallinnan tunnetta työhösi.

Ensimmäisen esimerkin kohdalla toiminta on hyvin selkeää ja suoraviivaista. Lukijan ei tarvitse esittää jatkokysymyksiä, sillä hän tietää tarkkaan mitä häneltä odotetaan ja mitä hänen tulee tehdä.

Millaista on hyvä ja laadukas sisältö?

Myös sanoilla on merkittävä voima. Palaamme tähän tulevissa artikkeleissa, mutta haluan jo tässä kohtaa antaa sinulle muutaman pienen vinkin. Voimme luoda sanoilla epävarmuutta kirjoittamalla paljon konditionaali-muotoja (-isi; saattaisit, voisit, pystyisit) tai voimme luoda henkilökohtaista suhdetta lukijaan puhuttelemalla häntä “sinä” muodolla.

Monesti onkin helpompaa, kun kuvittelemme, että yksi ihminen istuu meitä vastapäätä ja kirjoitamme tekstin samalla tavalla kuin puhuisimme hänelle. Kirjoita siis ihmiseltä ihmiselle. Se tekee tekstistä keskustelevampaa. Minäkin kirjoitan tätä sinulle, en teille. Älä teitittele, äläkä tee itsestäsi kaukaista hahmoa.

Pyri välttämään passiivista kieltä.

• Kirjoitan tätä tekstiä sinulle (aktiivinen)
• Tekstiä kirjoitetaan lukijoille (passiivinen)

Kuinka toimintaan ohjaava sisältö toimii käytännössä?

Pysähdy hetkeksi miettimään, kuinka paljon käytät työaikaa samojen asioiden selittämiseen eri henkilöille.

Eikö olisikin helpompaa, kun sinulla olisi valmis sisältöpankki, johon on kirjoitettu kaikki ohjeet toimintaan ohjaavalla tavalla, jolloin riittää, että kerrot asian yhden kerran ja valmiiksi kirjoitettu sisältö hoitaisi loput?

Kuinka paljon enemmän voisitkaan säästää työaikaa tällaisella sisältöpankilla?

Ja tätä voidaan hyödyntää ihan mihin tahansa sisäiseen viestintään, kuten esimerkiksi sähköposteihin, perehdytysmateriaaleihin ja -ohjeisiin, sisäisiin tiedotteisiin sekä kerran vuodessa tarvittaviin ohjeisiin.

Voit aloittaa jo tänään tällä yksinkertaisella vinkillä:

1.  Avaa sähköposti ja katso sieltä 10 viimeisintä sähköpostia, joihin olet joko vastannut tai joita olet lähettänyt.
2. Ovatko nämä viestit sellaisia, että samankaltaisia viestejä tulee lähetettyä säännöllisen epäsäännöllisesti?
3. Kopioi nyt ne vastaukset, joita todennäköisesti käytät myös jatkossa ja liitä ne tekstitiedostoon (Word, Docs).
4. Nimeä tiedosto siten, että löydät sen jatkossa helposti. Esimerkiksi mihin sähköpostien vastaukset viittaavat ja perään sähköpostivastaus. Tässä esimerkki:
   a) “perehdytyksen aloitus, esihenkilö, sähköpostin mallivastaus”.
   b) Tähän samaan tiedostoon voit koota muutaman samankaltaisen vastauksen
5. Kun seuraavan kerran tarvitset mallivastausta, kopioi se tekstitiedostosta, liitä sähköpostiviestiin ja muokkaa tarvittavat kohdat.

Yhteenveto

Saat varmasti paljon erilaisia kysymyksiä viikon aikana. Ja olet takuulla huomannut, että sinulta kysellään samankaltaisia kysymyksiä säännöllisesti.

Lukemalla tämän artikkelin sait kaksi kärpästä yhdellä iskulla.

1. Sait yksinkertaisen esimerkin siitä, kuinka toimintaan ohjaava sisältö tukee työtäsi,
2. ja kuinka se vähentää samankaltaisiin sisältöihin käytettyä työaikaa.

Sen lisäksi sait ohjeen aloittaa kokoamaan itsellesi sisältöpankkia, jonka avulla nopeutat tulevia sisäisen viestinnän töitä.

Loppuun vielä yksi kysymys:
Koetko, ettei sinulla ole työpaikalla henkilöä, jonka kanssa voit keskustella työsi kuormittavuudesta tai tulipalojen sammuttamisesta?

Ota yhteyttä minuun matalalla kynnyksellä, autan sinua erittäin mielelläni. Tiedän asiantuntijoiden haasteet, sillä olen itsekin työskennellyt asiantuntijaorganisaatioissa ja tehnyt hallinnollisia tehtäviä. Lisäksi olen kokenut uupumisen, joten siksi haluan luoda parempaa työkulttuuria ja helpottaa muidenkin työkuormaa, toimimalla kuuntelevana korvana ja käytännön tukena.

*) Tietotyölle ei ole olemassa vakiintunutta, yksiselitteistä määritelmää. Sen rinnalla puhutaan myös tietointensiivisestä työstä, aivotyöstä, informaatiotyöstä tai asiantuntijatyöstä. Tietotyö on työtä, jota tehdään usein tieto- ja viestintäteknologian avulla. Uuden teknologian hallinnan ohella tietotyöläiseltä, joka käsittelee ja tuottaa tietoa, edellytetään myös vahvoja vuorovaikutus- ja viestintätaitoja.

Seuraavassa artikkelissa käyn kanssasi läpi 5 askelta miten vähennät viestintätehtävien kuormittavuutta.