Yksinkertaisella muutoksella selkeyttä kuormittavaan työpäivään

Kuinka hyvin pystyt suunnittelemaan omaa työtäsi? Vai kuluuko työpäivät enemmänkin ad hoc tehtäviä tehden ja tulipaloja sammutellen?

Joudutko säännöllisesti pohtimaan miksi asiat tehdään niin kuin ne tehdään työyhteisössäsi? Ja oletko kiinnittänyt huomiota siihen, miten yksinkertaiseenkin työtehtävään voi joskus joutua käyttämään paljonkin aikaa?

Ei hätää, jos tämä kuulostaa tutulta. Olen kuullut hyvin monien asiantuntijoiden ja tietotyötä tekevien kertovan samaa tarinaa.

Siksi olen iloinen, että saan antaa sinulle yhden yksinkertaisen vinkin, jonka avulla saat selkeyttä omaan työpäivääsi.

Ennen kuin menen varsinaiseen vinkkiin, haluan kertoa, että ymmärrän miltä sinusta tuntuu. Välillä tunnet olosi todella väsyneeksi, mutta et aivan saa kiinni miksi. Työpäivät sujahtavat nopeasti ohi ja illalla mietit saitko oikeastaan mitään aikaiseksi.

Kun aloitat yhden työtehtävän tekemisen, parin tunnin kuluttua huomaat, että se on edelleen kesken, sillä olet joutunut sammuttamaan tulipaloja ja auttamaan muita heidän tulipalojensa sammuttamisessa.

Pidät työstäsi ja haluat auttaa muita mahdollisimman paljon, mutta jostain syystä et aivan saa kiinni miksi auttaminen on niin vaikeaa.

Entä, kun työkaveri kysyy sinulta apua yksittäiseen asiaan? Jos asia ei ole ennestään sinulle tuttua, saatat käyttää tunteja pelkästään tiedon etsintään. Tietoa on monessa eri paikassa, se on pirstaloitunutta ja lopulta tiedon soveltaminen ja tulkitseminen on sinun harteillasi.

Jos et tiedä miten toimintamallit oikeasti toimivat vaan joudut jatkuvasti tulkitsemaan infoa, sekin kuormittaa ja väsyttää.

Ei siis ihme, että työpäivän jälkeen haluaisit vain käpertyä sohvalle ja ottaa nokoset.

Erilaisissa tutkimuksissa onkin havaittu, että työtehtävien pirstaloituminen ja samanaikaisuus vaikeuttavat ihmisten kykyä käsitellä informaatiota. Tällainen tilanne voi olla kuormittavaa ja heijastua työn hallinnan tunteen vähenemiseen. Esimerkiksi sähköpostiviestien runsas määrä ja niiden tuomat keskeytykset näyttäisivät altistavan kuormitukselle. [Lähde: Franssila ym. Tampereen yliopisto 2014]

Joten älä huoli, vika ei ole sinussa. Hyvin monessa yrityksissä ja työyhteisössä on hyvä aikomus koota tieto yhteen paikkaan, mutta siinä ei ole aivan onnistuttu. Monissa yrityksissä on myös totuttu tekemään asioita tietyllä tavalla. Useasti nämä toimintatavat juontavat juurensa kymmenen, kahdenkymmenen tai jopa kolmenkymmenen vuoden taakse.

Mistä lähteä purkamaan vyyhtiä, joka on kasvanut jo 30 vuotta?

Uusien toimintamallien ja -ehdotusten läpivienti voi olla vaikeaa. Kun on aina tehty näin, tehdään tästäkin eteenpäin näin. Silloin yksinkertaisin paikka aloittaa uusi toimintamalli olet sinä itse.

Eikä mitään hätää, tehdään tämä yhdessä ja mahdollisimman pienillä askeleilla, jotta et kuormitu yhtään enempää.

Tulen tässä sekä tulevissa artikkeleissa antamaan sinulle simppeleitä vinkkejä, joita voit ottaa käyttöön omassa työssäsi. Vinkit ovat hyvin käytännönläheisiä ja vievät aikaa muutaman minuutin kerrallaan.

Näitä samoja vinkkejä olen antanut jo useille asiakkailleni ja he ovat nähneet niiden tehon omin silmin. Jotkut näistä vinkeistä voivat tuntua jopa liiankin yksinkertaisilta, mutta usko pois, ne kannattaa silti tehdä.

Yksinkertaisella muutoksella selkeyttä kuormittavaan työpäivään

Mikä tämä yksinkertainen muutos on? Se on selkeämpi viestintämalli. Tarkoitan tällä sitä, että pysähdyt hetkeksi oman viestisi äärelle. Voit ottaa viimeisimmän kirjoittamasi tiedotteen tai sähköpostiviestin esille ja lukea sen läpi ajatuksen kanssa.

Olet varmasti kirjoittanut viestin saamiesi ohjeiden mukaisesti. Älä siis soimaa itseäsi viestin varsinaisesta sisällöstä. Nyt muistele millaisia kysymyksiä tai palautetta sait tiedotteen tai viestin lähettämisen jälkeen. Kysyttiinkö sinulta jotain tarkentavia kysymyksiä? Pyydettiinkö lisäohjeita? Pitikö sinun silti selittää asia uudelleen, vaikka vastaanottaja oli lukenut ohjeet?

Jos vastasit vähintään yhteen kysymykseen “kyllä”, se kertoo sinulle ja minulle sen, että saamasi viestintäohjeet eivät toimi.

On lähdettävä luomaan uudenlaista viestintämallia, joka toimii paremmin. Kutsun tätä toimintaan ohjaavaksi viestinnäksi ja sisällöksi.

Toimintaan ohjaava viestintä ja sisältö

Toimintaan ohjaava viestintä antaa selkeät askeleet kuinka lukijan tulee toimia viestin lukemisen jälkeen.

Ohjeet voidaan purkaa esimerkiksi numeroiduksi listaksi, jolloin sitä on myös helppo silmäillä.

Useasti ohjeet on kirjoitettu yhteen pötköön, kappaleet ovat pitkiä ja joskus teksti vilisee ammattijargonia.

Kiireessä näitä ohjeita on vaikea tulkita ja toimia niiden mukaan, joten henkilön on aina helpompaa kysyä suoraan sinulta kuin lukea vaikeaselkoisia ohjeita. Tästä syystä sammutat tulipaloja ja vastaat kymmeniin sähköposteihin ja monesti vielä samoilla vastauksilla.

Mutta toimintaan ohjaava viestintä toimii juuri päinvastoin. Se kertoo niin selkeästi mitä henkilön tulee tehdä, ettei hänen tarvitse enää kysyä erikseen sinulta käytännössä mitään.

Annan sinulle esimerkin:

Tässä vanha tapa viestiä:

• Perehdytysohjeet löydät intrasta
• Toimi ohjeiden mukaan.

Uusi tapa viestiä:

• Tarvitsemasi perehdytysohje löytyy, kun klikkaat tätä linkkiä.
• Lue ohje alusta loppuun rauhassa ja ajatuksen kanssa.
• Toimi lopussa olevan ohjeen mukaisesti.
• Tarvitsemasi linkit lomakkeisiin löydät suoraan ohjeesta*.

*Sinun kannattaa itse tarkistaa, että linkit toimivat tai hakea linkit lomakkeisiin erikseen ja lisätä ne sähköpostiviestiin. Näin lukijan ei tarvitse erikseen lähettää sinulle sähköpostia ja kertoa, että linkit eivät toimi tai lomakkeet ovat vaihtaneet paikkaa.

Huomaatko, miten paljon helpompaa uuden tavan mukaan on toimia?

Seuraava haaste voi tulla eteen siinä, että ohje, joka on voitu kirjoittaa kymmenen vuotta sitten, on liian ympäripyöreä. Sinulta saatetaan kysyä tarkennusta tai kuinka asiaa tulisi tulkita. Kun näitä tilanteita tulee eteen, on tärkeää ottaa yksi osa ohjeesta kerrallaan ja muokata ohje sellaiseksi, ettei tulkinnan varaa ole. Tämä voi joissakin tilanteissa olla haastavaa, mutta usko pois, se vähentää sinun työmäärää ja kuormitusta tulevaisuudessa.

Yhteenveto

Kuten aikaisemmin mainitsin, on tutkittu, että työtehtävien pirstaloituminen ja samaan aikaan vaaditut tehtävät vaikeuttavat ihmisten kykyä käsitellä informaatiota. Tästä syystä todennäköisesti tunnet kuormitusta työpäivien aikana ja illalla työpäivän jälkeen koet olevasi väsynyt, ehkä jopa uupunut.

Pienellä muutoksella saadaan aikaan isoja asioita, kunhan otetaan käyttöön toimintaan ohjaava sisältö ja viestintä.

Olemme tässä artikkelissa raapaisseet pintaa. Suosittelen lämpimästi, että kokeilet tätä toimintamallia jo heti tänään tai viimeistään huomenna. Tulen seuraavissa artikkeleissa antamaan sinulle lisää vinkkejä, kuinka hallitset omaa työaikaasi ja vähennät työsi kuormitusta.

Viestisi ja tiedotteidesi lukijat eivät välttämättä huomaa muutosta ollenkaan. Mutta sinä huomaat sen siitä, että sähköpostien määrä alkaa vähenemään. Mitä enemmän hyödynnät toimintaan ohjaavaa viestintää ja sisältöä omassa työssäsi, sitä enemmän kuormitus vähenee ajan kanssa.

Jo näinkin pieni muutos kuin viestin tai ohjeen muotoileminen toimintaan ohjaavaksi, tulee säästämään sinulta kymmeniä ja jopa satoja tunteja työaikaa tulevaisuudessa.

Kaikki lähtee liikkeelle sinusta, sillä sinä voit aloittaa tämän muutoksen. Aloita se helpoimmalla tavalla, eli muokkaamalla sähköpostiviestejäsi toimintaan ohjaavaksi.

Loppuun vielä yksi kysymys:
Koetko, ettei sinulla ole työpaikalla henkilöä, jonka kanssa voit keskustella työsi kuormittavuudesta tai tulipalojen sammuttamisesta?

Ota yhteyttä minuun matalalla kynnyksellä. Tiedän asiantuntijoiden haasteet, sillä olen itsekin työskennellyt asiantuntijaorganisaatioissa ja tehnyt hallinnollisia tehtäviä. Lisäksi olen kokenut uupumisen, joten siksi haluan luoda parempaa työkulttuuria ja helpottaa muidenkin työkuormaa, toimimalla kuuntelevana korvana ja käytännön tukena.

Ota siis yhteyttä matalalla kynnyksellä, autan sinua erittäin mielelläni.

Seuraavassa artikkelissa käyn kanssasi läpi millaisella yhdellä muutoksella saat lisää selkeyttä viestintään ja enemmän työaikaa käyttöösi.